Greg Gargiulo
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Sales Army.

2026

Des relances commerciales préparées chaque matin, envoyées par le commercial

La séquence suivie tant que le client ne répond pas : six relances, du jour du rendez-vous à la huitième semaine.

Fiche

Rôle
Conception et développement
Équipe
Seul, pour l’équipe commerciale de Circul’Egg
Période
Février à août 2026
Statut
En service
Code
Privé, workflows de l’entreprise

En bref

Pour l’équipe commerciale de Circul’Egg, j’ai construit sur n8n des workflows branchés sur Pipedrive, Outlook et Notion. Avant un rendez-vous, ils rédigent la fiche de préparation ; après, ils rangent le compte rendu dans le CRM et préparent chaque relance à son échéance, en brouillon dans la boîte Outlook du commercial, qui la relit et l’envoie.

Point de départ

Les affaires de Circul’Egg se jouent sur des cycles longs, avec des échantillons envoyés puis testés chez le client. Il fallait qu’aucune affaire ne reste sans suite après un rendez-vous, et que ce qui s’y dit arrive dans le CRM.

Contraintes

  • Le commercial garde la main : rien ne part sans lui.
  • Une seule relance active par affaire, même quand plusieurs événements se croisent.
  • Plusieurs commerciaux : chaque brouillon arrive dans la boîte du responsable de l’affaire.
  • Pipedrive, Outlook et Notion déjà en place.

Livrables

  • Sept workflows n8n reliés à Pipedrive : démarrage après rendez-vous, moteur d’étapes, détection des réponses, robot du matin, nettoyage à la clôture, suivi des échantillons, réinitialisation.
  • Une cadence de six étapes sur huit semaines, puis trois rappels espacés d’un mois.
  • Un second cycle pour les échantillons envoyés au client et le suivi de leurs tests.
  • La préparation des rendez-vous : une fiche rédigée à partir du CRM, de l’actualité du client et de la base Notion.
  • Un orchestrateur et ses sous-workflows pour les comptes rendus de rendez-vous.

Architecture

Pipedrive est la source de vérité : un rendez-vous créé ou terminé, un changement d’étape ou la clôture d’une affaire déclenchent les workflows. Un robot planifié passe chaque matin sur les relances dues. Claude rédige les brouillons, déposés dans Outlook par l’API Microsoft Graph, et un webhook détecte les réponses du client.

Chaque relance est une tâche Pipedrive qui porte ses propres métadonnées (étape en cours, étape suivante, version). Un verrou, posé dans un champ de l’affaire, empêche deux exécutions simultanées sur la même affaire.

Toutes les dix minutes, l’orchestrateur relève les nouveaux comptes rendus déposés dans OneDrive, en extrait le texte et confie chacun à un sous-workflow, selon l’activité concernée : Claude l’analyse, la synthèse est publiée dans Teams et le rendez-vous correspondant est mis à jour dans Pipedrive.

Stack technique

Automatisation
  • n8n
IA
  • Claude Sonnet
  • Claude Haiku
  • Perplexity
Connecteurs
  • Pipedrive
  • Microsoft Graph (Outlook, OneDrive)
  • Microsoft Teams
  • Notion

Décisions

  1. La fiche de rendez-vous se prépare seule

    Dès qu’un rendez-vous est créé, n8n rassemble les notes, activités et e-mails du CRM, cherche l’actualité du client avec Perplexity et reprend les arguments du secteur concerné dans la base Notion. Claude en tire une fiche de préparation, enregistrée dans l’affaire.

  2. Une machine à états, une relance à la fois

    Le cycle commercial suit une table de transitions : une relance après le rendez-vous, deux autres à une et deux semaines, trois plus espacées jusqu’à la huitième semaine, puis trois rappels mensuels avant la mise en sommeil. Le cycle des échantillons a ses propres étapes, de la demande au suivi des tests, puis rejoint le cycle commercial.

    Une seule tâche automatique reste active par affaire : l’étape suivante n’est créée qu’une fois la tâche en cours cochée par le commercial.

  3. Chaque matin, un brouillon par relance due

    Chaque étape a son intention : une relance légère qui apporte une information, un changement d’angle, une actualité de l’entreprise cliente reliée à Circul’Egg, une preuve tirée du marché, puis un dernier message qui laisse la porte ouverte.

    Claude Sonnet rédige les étapes décisives, Claude Haiku les relances de routine. Chaque brouillon passe par une seconde lecture critique du modèle avant d’arriver, toujours en brouillon, dans la boîte Outlook du responsable de l’affaire.

  4. Une réponse du client change le plan

    Quand le client répond, sa réponse est classée (absence du bureau, positive, négative, demande de report ou neutre) et la séquence s’adapte : selon le cas, la relance est décalée, annulée ou passe en urgence. Une affaire gagnée ou perdue annule ses relances et libère son verrou.

  5. Les comptes rendus de rendez-vous arrivent dans le CRM sans ressaisie

    Un compte rendu Word ne rejoint le dossier des « traités » qu’une fois tout son parcours réussi, et un même fichier n’est jamais traité deux fois.

    Les erreurs de l’API sont classées. Après un plafond atteint, des crédits épuisés, une clé refusée, une surcharge ou un délai dépassé, le compte rendu est retenté plus tard ; après une requête invalide ou un document trop long, il ne l’est pas, pour ne pas bloquer la file. Pendant une coupure, une seule alerte est envoyée, puis un récapitulatif quand l’API répond de nouveau.

Résultats

7
workflows de relance en service sur l’instance de l’entreprise
17
transitions entre étapes, sur le cycle commercial et celui des échantillons
162
nœuds n8n au total, orchestrateur compris